1. Algemeen
Alle rechtsverhoudingen tussen:
Remes BV Nelson Mandelaplein 2 8500 Kortrijk
Ondernemingsnummer 0768.712.825
Btw-nummer BE 0768.712.825 RPR Gent (afdeling Kortrijk)
Hierna genoemd ‘Remes’ E-mail : info@remes.media
www.remes.media en haar rechtsopvolgers en de opdrachtgever worden beheerst door onderhavige algemene voorwaarden.
Meer informatie kan gevonden/bekomen worden op de website van Remes www.remes.media, of telefonisch via het nummer +32 56 90 55 02, e-mailadres: anjo@remes.media.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn enkel tegenstelbaar aan Remes indien zij deze voorafgaandelijk uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.
Deze algemene voorwaarden worden bij iedere offerte gevoegd. In geval van conflict tussen de bepalingen van de offerte en de bepalingen van de algemene voorwaarden hebben de bepalingen van de offerte voorrang. Wanneer er ook bijzondere voorwaarden zijn, geldt dat deze voorrang hebben op de algemene voorwaarden, maar de bepalingen van de offerte voorrang hebben op de bijzondere voorwaarden.
Partijen erkennen deze bepalingen grondig onderhandeld te hebben, met een evenwichtige overeenkomst als resultaat.
Voor zover de opdrachtgever algemene voorwaarden voor zijn dienstverleners heeft, worden zij integraal uitgesloten, ook als deze later aan Remes zouden worden bezorgd.
Remes behoudt zich het recht voor onderhavige algemene voorwaarden op elk moment te wijzigen. De gewijzigde versie zal pas op reeds lopende overeenkomsten van toepassing worden voor zover deze nieuwe voorwaarden uitdrukkelijk door de opdrachtgever worden aanvaard.
Deze algemene voorwaarden werden voor het laatst op 10 oktober 2023 geüpdatet.
2. Offerte
Een offerte van Remes is slechts een uitnodiging tot het plaatsen van een opdracht bij Remes en is slechts geldig ten aanzien van de onderneming/persoon/personen aan wie de offerte gericht is. Een offerte heeft een geldigheidsduur zoals vermeld staat op de offerte zelf, of bij gebreke hieraan een geldigheidsduur van dertig (30) dagen na datum van de offerte. Remes heeft vóór de aanvaarding van de offerte door de opdrachtgever het recht om fouten in een offerte recht te zetten of de offerte in te trekken. De offerte is gebaseerd op de gegevens die de opdrachtgever heeft verstrekt.
Uit offertes of prijsopgaven uit het verleden kunnen geen rechten ontleend worden voor toekomstige opdrachten. Bij opmaak van deze nieuwe offerte zullen prijzen opgenomen worden die gelden op het moment van het opmaken van deze nieuwe offerte.
Kennelijke fouten in de offerte binden Remes niet.
Indien de opdrachtgever vragen heeft over het aanbod of wanneer hij twijfelt over de verstrekte informatie is het aangewezen dat de opdrachtgever steeds voorafgaand aan de bevestiging van de offerte contact opneemt met Remes.
Offertes omvatten enkel de opdrachten erin vermeld, met expliciete uitsluiting van enig meerwerk en zeker ingevolge een wijziging van de opdracht door de opdrachtgever. De aanvaarding door de opdrachtgever van de offerte is onherroepelijk, dit uiteraard behoudens de opties tot beëindiging van deze overeenkomst overeenkomstig deze algemene voorwaarden of de wet.
3. Totstandkoming van de overeenkomst
Een overeenkomst komt pas tot stand na de schriftelijke bevestiging door Remes van de ontvangst van de aanvaarding van de offerte door de opdrachtgever. Remes zal evenwel pas tot uitvoering van de opdracht overgaan indien ook het eventueel gevraagde voorschot is betaald op de bankrekening van Remes. Eventuele door de opdrachtgever gevraagde aanvullingen of andere wijzigingen van de opdracht zijn eveneens pas geldig na schriftelijke voorafgaandelijke aanvaarding hiervan door Remes. Deze wijzigingen kunnen uiteraard ook een invloed hebben op het kostenplaatje. Door zijn aanvaarding erkent de opdrachtgever volledig geïnformeerd te zijn over alle aspecten van de diensten/verkopen.
4. Verwerking van persoonsgegevens Remes verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, in het bijzonder om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Remes verwijst dienaangaande naar haar privacybeleid, dewelke steeds via de website van Remes kan worden geconsulteerd via deze link. Het privacybeleid kan ook steeds op eerste verzoek worden bekomen. Wanneer de opdrachtgever persoonsgegevens doorgeeft aan Remes, zorgt hij ervoor dat deze persoonsgegevens rechtmatig worden doorgegeven. Wanneer Remes persoonsgegevens zal verwerken in opdracht van de opdrachtgever, dan geldt ook bijlage A, zijnde de verwerkersvoorwaarden. De opdrachtgever geeft aan Remes de toestemming om diens handelsnaam en logo, te gebruiken in het kader van promotionele activiteiten zoals op haar website of in brochures voor prospects.
5. Uitvoering van de werkzaamheden
A. Uitvoering algemeen
Uitvoeringstermijnen zijn evenwel steeds indicatief. Alle werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit het kantoor van Remes, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
B. Specifieke diensten
Remes verwijst hiervoor naar de beschrijving en afspraken in de offerte en het projectvoorstel.
C. Uitvoering als zelfstandig dienstverlener
Remes verbindt er zich toe de opdracht naar beste vermogen en met de vereiste zorg uit te voeren. Het betreft een middelenverbintenis. Partijen zijn geen exclusiviteit overeengekomen. Als zelfstandig dienstverlener is Remes volledig vrij om de uitvoering van de opdracht naar eigen vermogen en inzicht te verrichten. Remes zal haar eigen infrastructuur en materialen gebruiken, tenzij anders overeengekomen. Remes is geen werknemer van de opdrachtgever, maar Remes zal de algemene richtlijnen en strategische beslissingen genomen door de opdrachtgever respecteren. Alle documenten, briefwisseling en onderhandelingen gevoerd tussen Remes en de opdrachtgever, dienen aanzien te worden als een onontbeerlijk instrument om hen toe te laten de werkzaamheden overeenkomstig de overeenkomst uit te voeren en niet als de uitdrukking van enigerlei gezagsverhouding tussen Remes en de opdrachtgever. Geen van beide partijen verkrijgt op grond van de overeenkomst enig recht, enige macht of bevoegdheid om op te treden als werknemer, agent of vertegenwoordiger van de andere partij, voor welke doeleinden dan ook of om de andere partij te verbinden op welke wijze dan ook, zonder de voorafgaande toestemming van de andere partij.
D. Annulatie
· Specifieke opdrachten:
Bij annulatie worden steeds de reeds uitgevoerde activiteiten aangerekend met een minimum van 30% van de afgesproken vergoeding, alsook de gemaakte en nog te maken kosten (zoals voor reeds bestelde of aangekochte materialen) voortvloeiende uit verplichtingen die Remes reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht worden doorgerekend. Dit alles onverminderd vergoeding voor hoger bewezen schade. Wijziging naar een datum die meer dan drie (3) maanden na de afgesproken datum valt, wordt als een annulatie beschouwd, waarbij bovenstaande annulatievoorwaarden gelden.
· Opdracht van onbepaalde duur:
Voor opdrachten van onbepaalde duur, zullen partijen steeds schriftelijk een aparte opzegregeling overeenkomen.
E. Samenwerking met derden
Remes kan een beroep doen op onderaannemers voor de uitvoering van de overeenkomst zonder dat een voorafgaandelijk akkoord van de opdrachtgever nodig is. Wanneer Remes een derde partij aanraadt, gaat de opdrachtgever een rechtstreekse overeenkomst aan met deze derde partij. Het is alsdan aan de opdrachtgever om de voorgestelde partij te bevragen en uiteraard staat het de opdrachtgever nog steeds vrij om met een andere partij in zee te gaan.
Wanneer de opdrachtgever eenzelfde (meervoudige/aanverwante) opdracht tegelijkertijd aan meerdere ontwerpers/ontwerpbureaus wenst te verstrekken, dient hij hiervan alle betrokken ontwerpers/ontwerpbureaus op de hoogte te stellen. Op verzoek van Remes dient de opdrachtgever mee te delen aan welke andere ontwerpers de opdracht is verstrekt.
F. Klachten
De opdrachtgever zal Remes tijdig de nodige feedback geven en haar onverwijld schriftelijk op de hoogte brengen van moeilijkheden of bezwaren, dit in ieder geval binnen de zeven (7) dagen nadat opdrachtgever de prestaties van Remes heeft kunnen evalueren. De opdrachtgever moet Remes in ieder geval de kans geven om de problemen te onderzoeken en mag geenszins handelingen stellen die dit zouden kunnen verhinderen. Het indienen van klachten heeft evenwel geen invloed op enige (tussentijdse) betalingsverplichting. De opdrachtgever is niet gerechtigd tot schuldvergelijking.
G. Kopieën
Opdrachtgever dient zelf de ontwerpen te bewaren. Remes’s hoeft de ontwerpen niet langer dan één (1) jaar na de beëindiging van de opdracht bij te houden.
6. Vertrouwelijkheid
Remes respecteert de principiële vertrouwelijkheid van de opdracht en Remes zal de informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van haar contractuele verplichtingen. Wanneer Remes voor de uitvoering van een opdracht beroep doet op onderaannemers, worden onderaannemers ook verplicht om de vertrouwelijkheid te respecteren. Omgekeerd aanvaardt ook de opdrachtgever de vertrouwelijkheid van deze overeenkomst en opdracht te respecteren. Partijen kunnen desgewenst een aparte vertrouwelijkheidsovereenkomst aangaan teneinde de wederzijdse rechten en plichten met betrekking tot vertrouwelijkheid gedetailleerder te bepalen, dewelke voorrang zal hebben.
7. Medewerking van de opdrachtgever en andere uitvoeringsmodaliteiten
Om een correcte en tijdige uitvoering van de opdracht(en) te kunnen garanderen, verwacht Remes van de opdrachtgever een vlotte medewerking en de terbeschikkingstelling van alle redelijkerwijze benodigde informatie, zowel uit eigen inzicht als op eenvoudig verzoek.
Remes kan geenszins worden aangesproken in rechte wegens fout of nalatigheid, noch kan de opdrachtgever de factuur niet of slechts gedeeltelijk voldoen, omwille van incorrecte of onvolledige of te laat bezorgde informatie van de opdrachtgever. Desgevallend kan een meerprijs worden doorgerekend voor extra verrichte werkzaamheden ingevolge foutieve of onvolledige informatie. Ook is Remes alsdan steeds gerechtigd deze overeenkomst/haar prestaties op te schorten.
8. Meerdere contactpersonen
Indien de opdrachtgever meerdere contactpersonen heeft, is Remes gerechtigd op instructie van één van die personen te handelen, tenzij anders overeengekomen.
9. Onmiddellijke beëindiging
Remes behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor de overeenkomst, zonder gerechtelijke tussenkomst, op elk ogenblik, zonder ingebrekestelling, zonder opzeggingstermijn of schadevergoeding op te schorten of te ontbinden indien er redenen zijn die de samenwerking verhinderen zoals:
- schending door de opdrachtgever van diens verplichtingen vermeld in onderhavige algemene voorwaarden en/of de offerte of enige andere overeenkomst tussen partijen (bv. niet-betaling);
- ingevolge faillissement, overlijden, onbekwaamheid, minnelijke of gerechtelijke ontbinding, staking van betaling, voorlopig bewind, collectieve schuldenregeling, alsook ingevolge ieder ander feit wijzende op de insolvabiliteit van de opdrachtgever.
De opschorting of ontbinding op basis van voorgaande gronden zal schriftelijk door Remes worden medegedeeld en dit door middel van een aangetekend schrijven met ontvangstbewijs.
Ingevolge de ontbinding is de opdrachtgever in ieder geval een vergoeding verschuldigd voor de reeds uitgevoerde activiteiten aangerekend met een minimum van 30% van de afgesproken vergoeding, alsook de gemaakte en nog te maken kosten (zoals voor reeds bestelde of aangekochte materialen) voortvloeiende uit verplichtingen die Remes reeds had aangegaan met het oog op de vervulling van de opdracht. De ontbinding van de overeenkomst door Remes op basis van voormelde gronden brengt de opeisbaarheid mee van alle facturen van Remes gericht aan ondernemingen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn.
10. Intellectuele eigendomsrechten
Er worden aan de opdrachtgever geen intellectuele eigendomsrechten overgedragen. Remes zal het auteursrecht en andere intellectuele eigendomsrechten, op alle door haar opgemaakte documenten, tekeningen, schetsen en materialen, behouden en dit ongeacht of hiervoor aan de opdrachtgever kosten werden in rekening gebracht.
De opdrachtgever aanvaardt enkel een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave te verkrijgen, en dit in overeenstemming met de oorspronkelijk kenbaar gemaakte doelstellingen en bestemmingen. Het is de opdrachtgever niet toegestaan om zonder schriftelijke toestemming van Remes veranderingen in de voorlopige of definitieve ontwerpen aan te brengen.
Partijen kunnen evenwel uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen. Enige overdracht van rechten zal evenwel slechts uitwerking krijgen na betaling van de factuur door opdrachtgever.
Zonder uitdrukkelijke toestemming van Remes kan niets openbaar worden gemaakt of gebruikt. Alvorens tot openbaarmaking of verveelvoudiging wordt overgegaan dienen partijen elkaar in de gelegenheid te stellen de laatste drukproef, revisieproef of het laatste prototype van het ontwerp te controleren en goed te keuren. Bovendien kan Remes niet meer aansprakelijk gesteld worden voor fouten in ontwerpen indien de opdrachtgever zijn goedkeuring heeft gegeven. Deze toegekende rechten zijn op een niet-exclusieve basis toegekend en zijn niet-overdraagbaar. Elk werk dat door Remes ontwikkeld wordt, dient enkel en alleen voor gebruik van de opdrachtgever of diens door Remes aanvaarde klanten. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor ieder vastgesteld ongeautoriseerd gebruik door derden ingevolge diens toedoen.
De opdrachtgever zal de intellectuele eigendomsrechten van Remes te allen tijde respecteren en redelijke inspanningen leveren om die rechten te beschermen. De opdrachtgever zal Remes onmiddellijk in kennis stellen van iedere inbreuk door derden op de intellectuele eigendomsrechten van Remes waarvan hij kennis neemt.
In geval de opdrachtgever zelf materiaal aanreikt, garandeert de opdrachtgever dat het gebruik hiervan geen inbreuk maakt op enig intellectueel eigendomsrecht en dat hij Remes hiervoor zal vrijwaren.
Remes behoudt zich het recht voor de naar de opdrachtgever doorgestuurde en opgemaakte documenten en materialen te gebruiken voor publicitaire doeleinden en algemene informatie, en dit zoals nader besproken met de opdrachtgever.
Bovendien is Remes is te allen tijde gerechtigd om het ontwerp te signeren en/of haar naam te laten vermelden op de gemaakte ontwerpen door bijvoorbeeld melding van het symbool © met vermelding “Remes” en het jaar van de eerste openbaarmaking.
11. Betaling en facturatie
Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO en excl. btw tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.
In de offerte zullen ook eventuele bijkomende kosten vermeld staan zoals verplaatsingskosten.
Remes behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan.
De facturen van Remes zijn integraal betaalbaar via het rekeningnummer van Remes vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen vijftien (15) dagen na de factuurdatum.
Facturen kunnen enkel schriftelijk worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de vijftien (15) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien Remes geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorvermelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de opdrachtgever.
In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur. Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan de wettelijke interest. Onverminderd het voorgaande behoudt Remes zich het recht voor zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding te vragen van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van honderd vijftig euro (€ 150,00) en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade. Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn.
Afkortingen worden steeds aanvaard onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis, en worden eerst toegerekend op de inningskosten, vervolgens op het schadebeding, dan op de vervallen rente en ten slotte op de openstaande hoofdsom.
Zonder betaling is de opdrachtgever niet gerechtigd de gemaakte ontwerpen te gebruiken.
12. Aansprakelijkheid
De verbintenis tot uitvoering van diensten is in hoofde van Remes is een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
Remes kan geenszins aansprakelijk worden gehouden voor de uitvoering van diensten door derde partijen. De opdrachtgever aanvaardt dat Remes geen juridisch advies (o.a. met betrekking tot de GDPR) verleent over bepaalde marketinginspanningen, marketinghandelingen of hun gevolgen, noch over het bestaan van intellectuele rechten zoals merkrechten en/of auteursrechten van derden. De aansprakelijkheid van Remes, contractueel en extracontractueel, is beperkt tot drie (3) keer de projectvergoeding. Beide partijen achten dit een redelijke bepaling.
Remes zal in geen geval verplicht worden tot het vergoeden van schade ingevolge een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte voordelen of besparingen, verlies of vernietiging of beschadiging van de gegevens, noch tot het vergoeden van (andere) onrechtstreekse of gevolgschade zoals maar niet beperkt tot schade aan derden.
De beperking van aansprakelijkheid is niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid een gevolg is van fraude, bedrieglijk opzet of wanneer de vigerende wettelijke bepalingen een dergelijke beperking niet zouden toelaten.
De opdrachtgever zal Remes zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen de vijftien (15) dagen na ontdekking schriftelijk op de hoogte brengen van gebeurtenissen die de aansprakelijkheid van Remes kunnen teweegbrengen.
Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, vervalt elke aanspraak ten aanzien van Remes in elk geval indien de vordering in rechte niet door de onderneming is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden. Indien Remes wordt aangesproken ingevolge een fout of nalatigheid van Remes en een derde en/of de opdrachtgever, zal Remes ten hoogste aangesproken kunnen worden voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van Remes zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derde en/of de opdrachtgever.
De opdrachtgever zal Remes vrijwaren tegen vorderingen van derden in verband met of voortvloeiende uit de opdracht ingevolge zijn fout.
13. Overmacht en hardship
Bovendien kunnen er zich situaties van force majeure (overmacht) voordoen.
De volgende situaties zullen in ieder geval (niet-limitatieve opsomming) als een force majeure situatie te beschouwen zijn: elektronische panne, natuurrampen, brand, oorlog, files op de Europese wegen, storingen in het (telecommunicatie-)netwerk of -verbinding of gebruikte communicatiesystemen en servers, stakingen, wanprestatie of overmacht van haar leveranciers, uitsluitingen, arbeidsgeschillen, overheidsmaatregelen in het kader van een epidemie/pandemie, ziekte of ongeval van de aangeduide uitvoerder van de opdracht.
Wanneer de overmachtssituatie langer dan drie (3) maanden duurt, kunnen beide partijen de overeenkomst beëindigen mits het sturen van een aangetekende brief met ontvangstbewijs.
Voor wat betreft de toepassing van hardship verklaart Remes in ieder geval het risico van artikel 5.74, 4° BW niet te hebben genomen.
15. Niet-afwervingsverplichting
De opdrachtgever verbindt zich er zich toe om gedurende de duurtijd van deze overeenkomst en gedurende een periode van zes (6) maanden na de beëindiging ervan, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks, voor eigen rekening of voor rekening van derden, op gelijk welke wijze of vorm, een (voormalig) werknemer of (voormalig) onderaannemer van Remes af te (laten) werven, mee samen te werken voor gelijke of gelijkaardige opdrachten of dergelijke personen aan te sporen of er toe te bewegen om aan minder gunstige voorwaarden samen te werken met Remes. Partijen bevestigen uitdrukkelijk dat, in geval zou komen vast te staan dat deze beperking niet is toegestaan door de toepasselijke wetgeving of rechtspraak, deze beperking niet geacht zal worden nietig of ongeldig te zijn, maar dat ze beperkt zal worden tot zover maximaal toegelaten.
16. Slotbepalingen
Opdrachtgever kan de overeenkomst, noch een deel ervan overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Remes. Remes is ten alle tijde gerechtigd om deze overeenkomst, of de daaruit voortvloeiende rechten of verplichtingen geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een met haar verbonden vennootschap zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.
De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden (of delen ervan) doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere van toepassing zijnde clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de opdrachtgever en Remes, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.
Een partij kan niet geacht worden afstand te hebben gedaan van een recht of aanspraak uit deze overeenkomst of betreffende een wanprestatie van de andere partij, tenzij deze afstand uitdrukkelijk wordt gedaan en schriftelijk wordt meegedeeld. Het Belgische recht is van toepassing op de overeenkomst tussen Remes en de opdrachtgever.
Alle geschillen tussen Remes en de opdrachtgever behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van het arrondissement waar Remes haar maatschappelijke zetel heeft.
Bijlage A: Remes Verwerkersvoorwaarden
Voorafgaandelijke uiteenzetting:
(a) Wanneer Remes ‘Persoonsgegevens’ – zijnde alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de ‘betrokkene’) – dient te verwerken namens de klant, zullen Remes en de klant de bepalingen van deze Bijlage, die voorrang heeft op de Remes algemene voorwaarden in geval van conflicten tussen de bepalingen, naleven. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
(b) De partijen wensen hiermee een verwerkersovereenkomst af te sluiten in overeenstemming met de vereisten van de regelgeving aangaande de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘AVG’) en de Belgische wetten die deze verder implementeren en aanvullen. In het algemeen dienen begrippen gebruikt in deze verwerkersvoorwaarden begrepen te worden zoals bedoeld in voormelde wetgeving;
(c) De klant is aldus een verwerkingsverantwoordelijke/verwerker van de Persoonsgegevens en Remes een verwerker van de Persoonsgegevens.
Partijen komen het volgende overeen:
1. Toepassingsgebied
1.1 Remes zal de in Annex A vermelde Persoonsgegevens verwerken in het kader van de uitvoering van haar activiteiten.
1.2 De klant zal verantwoordelijk zijn voor de bepaling van het doel en de middelen van de verwerking van de Persoonsgegevens wanneer deze verwerkingsverantwoordelijke is. Het doel van de verwerking van de Persoonsgegevens is in de eerste plaats de diensten van de hoofdovereenkomst uitvoeren (het ‘Doel’), zoals nader beschreven in Annex A.
1.3 De Persoonsgegevens die Remes namens de klant zal verwerken, zullen de eigendom blijven van de klant, derde partijen en/of de desbetreffende betrokkenen.
2. Algemene verplichtingen
2.1 Remes verbindt er zich toe:
(i) de Persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de schriftelijke instructies van de klant tenzij een op Remes van toepassing zijnde wettelijke bepaling haar tot verwerking verplicht; in dat geval stelt Remes klant voorafgaandelijk aan de verwerking in kennis van dat wettelijke voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Remes zal de klant verwittigen wanneer zij van mening is dat een bepaalde instructie niet in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving;
(ii) de Persoonsgegevens enkel te verwerken namens de klant, in het kader van het afgesproken Doel en geenszins voor andere doeleinden;
(iii) de Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met alle wettelijke bepalingen en regulering aangaande de bescherming van Persoonsgegevens, in ieder geval de AVG;
(iv) de Persoonsgegevens enkel over te dragen naar derde landen of een internationale organisatie wanneer zij in de gepaste maatregelen heeft voorzien en op voorwaarde dat voor de betrokkenen effectieve en afdwingbare rechten en effectieve mogelijkheden om administratief beroep of beroep in rechte in te stellen voorhanden zijn;
(v) het algemene vertrouwelijk karakter van de Persoonsgegevens te respecteren en de toegang tot de Persoonsgegevens te beperken tot haar medewerkers en business partners voor zover zij deze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden en zij tevens tot een geheimhoudingsverplichting gebonden zijn. 2.2 Ook de klant verbindt er zich toe de Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met alle wettelijke voorschriften en regulering, in ieder geval de AVG.
3. Subverwerkers
3.1 Remes is gerechtigd een beroep te doen op subverwerkers. Klant kan bezwaar maken tegen de verwerking door de door Remes gemelde subverwerkers. Remes zal ervoor zorgen dat haar subverwerkers enkel Persoonsgegevens verwerken nadat zij een schriftelijke verwerkersovereenkomst heeft afgesloten met haar subverwerker, overeenkomstig de bepalingen van de verwerkersvoorwaarden.
3.2 Wanneer een subverwerker diens wettelijke verplichtingen niet nakomt, zal Remes volledig aansprakelijk blijven voor haar subverwerker’s verplichtingen.
4. Bijstand en verzoeken van betrokkenen
4.1 Remes zal, rekening houdende met de aard van de verwerking en de informatie die zij heeft, de klant bijstaan in het naleven van de verplichtingen vermeld in de artikelen 32 tot 36 van de AVG, zijnde aangaande de beveiligingsmaatregelen, melding aan de autoriteiten, kennisgeving aan betrokkenen, voorbereiding van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaandelijke raadpleging bij autoriteiten enz.
4.2 Rekening houdende met de aard van de verwerking, zal Remes de klant bijstaan in het vervullen van diens wettelijke verplichtingen zoals deze vermeld in hoofdstuk III van de AVG, zijnde het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen die hun rechten wensen uit te oefenen, zoals maar niet beperkt het vragen van toegang tot hun Persoonsgegevens, rectificatie van Persoonsgegevens, wissing van Persoonsgegevens, beperking van de verwerking van Persoonsgegevens, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar aan te tekenen tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming, met inbegrip van profiling en dit binnen een gepaste termijn en op kosten van klant.
5. Beveiliging Remes zal alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig (de ‘Maatregelen’). Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, zullen de passende Maatregelen genomen worden om een op het risico afgestemd beveiligingsrisico te waarborgen, tevens rekening houdende met de aard van de Persoonsgegevens en de risico’s die met de verwerking gepaard kunnen gaan. 6. Datalekken 6.1 Remes zal de klant binnen de 48u informeren over een beveiligingsincident of een datalek dat (mogelijks) ongeoorloofde toegang, verlies of ongeoorloofde verwerking van Persoonsgegevens teweeg heeft gebracht (het ‘Datalek’).
6.2 De melding aan de klant zal in ieder geval het volgende bevatten: (i) de aard en de omvang van het Datalek (en de relevante Persoonsgegevens) en; (ii) de maatregelen die Remes genomen heeft en de maatregelen die nog genomen moeten worden om het Datalek en de negatieve gevolgen van het Datalek te stoppen en om toekomstige Datalekken te voorkomen. Bovendien zal Remes de klant ook alle andere gepaste en relevante informatie omtrent het Datalek bezorgen.
6.3 In geval van een Datalek zal Remes alle medewerking verlenen om de relevante informatie te bezorgen aan de autoriteit en de betrokkenen.
7. Audit
7.1 Remes zal audits en inspecties door de klant, inspecteurs van de klant, autoriteiten, toelaten indien de klant hierom zou verzoeken en voor zover dit relevant zou zijn om Remes’s naleving van deze Bijlage en de toepasselijke wetgeving aangaande de bescherming van persoonsgegevens te controleren. De kosten van deze inspecteurs zal door de klant gedragen worden. De klant zal het verzoek minstens 7 werkdagen op voorhand aan Remes kennisgeven.
7.2 Wanneer de klant inspecties in de gebouwen van Remes zou willen (laten) uitvoeren, zal Remes alle nodige medewerking verlenen, inclusief de toegang tot de gebouwen verschaffen en de gevraagde documentatie en informatie overmaken en dit tijdens de gebruikelijke kantooruren van 9u tot 17u, maandag tot en met vrijdag.
8. Aansprakelijkheid
Remes is slechts aansprakelijk voor de schade die door verwerking is veroorzaakt wanneer bij de verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de toepasselijke wetgeving aangaande de bescherming van Persoonsgegevens of buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de klant is gehandeld. Tenzij de wet of de toepasselijke rechtspraak dit niet zou toelaten of in geval van opzet of fraude, zal de aansprakelijkheid van Remes in het kader van deze Bijlage steeds beperkt zijn tot 50.000 euro. Wanneer de subverwerker van Remes zijn verplichtingen niet nakomt, blijft Remes ten aanzien van klant volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van die andere verwerker, evenwel enkel binnen de aansprakelijkheidsbeperking van de voormelde paragraaf.
9. Beëindiging
Wanneer de hoofdovereenkomst wordt beëindigd, gelijk op welke grond of op gelijk welke wijze, zal Remes onmiddellijk op eigen kosten en initiatief alle Persoonsgegevens van klant verwijderen of terugbezorgen. Indien de klant Remes niet bericht binnen de maand na beëindiging, is Remes gerechtigd om de Persoonsgegevens te verwijderen – tenzij zij deze dient te bewaren overeenkomstig de toepasselijke wetgeving of ter bescherming van haar belangen in geval van een geschil.
Annex A:
· Te verwerken Persoonsgegevens:
· Generieke gegevens: voornaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, werkgever/organisatie waaraan verbonden, functie
· Financiële gegevens: rekeningnummer, naam kaarthouder
· Gedragsgegevens: Browsing activiteiten, aankoopgeschiedenis, interacties met marketingmaterialen.
· Gevoelige gegevens: Niet van toepassing tenzij specifiek vereist door de dienstverlening en met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
· Categorieën van betrokkenen: Klanten, potentiële klanten, zakelijke partners, leveranciers
· De gegevens worden niet langer bijgehouden dan noodzakelijk.
De persoonsgegevens worden niet langer bijgehouden dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zoals wettelijk vereist. Specifieke bewaartermijnen zijn als volgt:
Klantgegevens: 5 jaar na de laatste interactie.
Financiële gegevens: 7 jaar conform boekhoudkundige en belastingtechnische verplichtingen.
· Doel: Uitvoering van de activiteiten volgend uit de hoofdovereenkomst met name ontwerp en ontwikkeling van branding strategieën, creatie van marketingmateriaal, levering van digitale content, webdesign en -ontwikkeling, en klantenservice.
· Verwerkingsactiviteiten: o.a. verzamelen, ordenen, vastleggen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verzenden, ter beschikking stellen, combineren, afschermen, wissen en meer bepaald:
· Analyseren van klantgedrag en voorkeuren voor gerichte marketingcampagnes.
· Het personaliseren van gebruikerservaringen op websites en in apps.
· Het bijhouden van klantinteracties om de klantenservice te verbeteren.
· Verwerken van klantfeedback en enquêtegegevens om producten en diensten te verbeteren.
· Het opstellen van interne rapporten en prestatieanalyses om bedrijfsstrategieën te informeren.
· Het beheren van toestemmingsinstellingen en voorkeuren van klanten betreffende het gebruik van hun persoonsgegevens.
Het uitvoeren van compliance en audit controles.
· Technische en organisatorische maatregelen: Remes zal de passende technische en organisatorische maatregelen nemen zoals:
· Tools uitloggen bij niet gebruik
· Antivirus
· Wachtwoordbeheersysteem bij gebruik eigen tools
· Documenten met persoonsgegevens worden versnipperd