1. General
All legal relationships between:
Remes BV Nelson Mandelaplein 2 8500 Kortrijk
Company number 0768.712.825
VAT number BE 0768.712.825 RPR Ghent (Kortrijk division)
Hereinafter referred to as ‘Remes’ Email : info@remes.media
www.remes.media and its legal successors and the client are governed by these general terms and conditions.
More information can be found on the Remes website www.remes.media, or by phone at +32 56 90 55 02, email address: anjo@remes.media.
Deviations from these general terms and conditions are only enforceable against Remes if Remes has explicitly accepted them in writing beforehand.
These general terms and conditions are attached to every offer. In case of a conflict between the provisions of the offer and the provisions of the general terms and conditions, the provisions of the offer shall prevail. If there are also special conditions, these shall prevail over the general terms and conditions, but the provisions of the offer shall prevail over the special conditions.
The parties acknowledge having thoroughly negotiated these provisions, resulting in a balanced agreement.
Insofar as the client has general terms and conditions for its service providers, these are entirely excluded, even if they are subsequently provided to Remes.
Remes reserves the right to amend these general terms and conditions at any time. The amended version will only apply to existing agreements if these new terms are expressly accepted by the client.
These general terms and conditions were last updated on October 10, 2023.
2. Offer
An offer from Remes is merely an invitation to place an order with Remes and is only valid for the company/person/persons to whom the offer is addressed. An offer has a validity period as stated on the offer itself, or failing that, a validity period of thirty (30) days from the date of the offer. Before the client accepts the offer, Remes has the right to correct errors in an offer or to withdraw the offer. The offer is based on the information provided by the client.
No rights can be derived from past offers or price quotations for future assignments. When preparing a new offer, prices valid at the time of preparing that new offer will be included.
Obvious errors in the offer are not binding on Remes.
If the client has questions about the offer or doubts the information provided, it is advisable for the client to always contact Remes prior to confirming the offer.
Offers only include the assignments specified therein, with explicit exclusion of any additional work, especially as a result of a change to the assignment by the client. The client's acceptance of the offer is irrevocable, subject, of course, to the options for terminating this agreement in accordance with these general terms and conditions or the law.
3. Formation of the Agreement
An agreement is only concluded after Remes has provided written confirmation of receipt of the client's acceptance of the offer. However, Remes will only proceed with the execution of the assignment if any requested advance payment has been made to Remes' bank account. Any additions or other changes to the assignment requested by the client are also only valid after prior written acceptance by Remes. These changes may, of course, also affect the cost. By accepting, the client acknowledges being fully informed about all aspects of the services/sales.
4. Processing of personal data Remes processes your personal data for various purposes, particularly to execute the agreement. In this regard, Remes refers to its privacy policy, which can always be consulted on Remes' website via this link. The privacy policy can also always be obtained upon first request. When the client provides personal data to Remes, the client ensures that this personal data is lawfully transferred. If Remes processes personal data on behalf of the client, then Appendix A, which contains the processor terms, also applies. The client grants Remes permission to use its trade name and logo for promotional activities, such as on its website or in brochures for prospects.
5. Performance of the Work
A. General Performance
However, execution periods are always indicative. All work will be performed from Remes' office, unless expressly agreed otherwise.
B. Specific Services
Remes refers to the description and agreements in the offer and project proposal for this.
C. Performance as an Independent Service Provider
Remes undertakes to perform the assignment to the best of its ability and with the required care. This is an obligation of means. The parties have not agreed on exclusivity. As an independent service provider, Remes is entirely free to perform the assignment according to its own capabilities and discretion. Remes will use its own infrastructure and materials, unless otherwise agreed. Remes is not an employee of the client, but Remes will respect the general guidelines and strategic decisions made by the client. All documents, correspondence, and negotiations conducted between Remes and the client are to be considered an indispensable instrument to enable them to perform the work in accordance with the agreement, and not as an expression of any hierarchical relationship between Remes and the client. Neither party obtains, by virtue of the agreement, any right, power, or authority to act as an employee, agent, or representative of the other party, for any purpose whatsoever, or to bind the other party in any way, without the prior consent of the other party.
D. Cancellation
· Specific Assignments:
In case of cancellation, activities already performed will always be charged, with a minimum of 30% of the agreed fee, as well as incurred and future costs (such as for materials already ordered or purchased) arising from obligations Remes had already entered into for the fulfillment of the assignment. All this is without prejudice to compensation for higher proven damages. A change to a date more than three (3) months after the agreed date will be considered a cancellation, with the above cancellation conditions applying.
· Open-ended Assignment:
For open-ended assignments, the parties will always agree in writing on a separate termination arrangement.
E. Collaboration with Third Parties
Remes may engage subcontractors for the performance of the agreement without the prior consent of the client. If Remes recommends a third party, the client enters into a direct agreement with that third party. It is then up to the client to vet the proposed party, and naturally, the client remains free to engage with another party.
If the client wishes to award the same (multiple/related) assignment simultaneously to several designers/design agencies, they must inform all involved designers/design agencies of this. Upon Remes's request, the client must disclose to which other designers the assignment has been awarded.
F. Complaints
The client shall provide Remes with timely feedback and promptly inform Remes in writing of any difficulties or objections, in any case within seven (7) days after the client has been able to evaluate Remes's services. The client must in any event give Remes the opportunity to investigate the issues and may not take any actions that could prevent this. The submission of complaints shall, however, not affect any (interim) payment obligation. The client is not entitled to set off debts.
G. Copies
The client must retain the designs themselves. Remes is not required to keep the designs for longer than one (1) year after the termination of the assignment.
6. Confidentiality
Remes respects the fundamental confidentiality of the assignment and will use the information solely for the performance of its contractual obligations. When Remes engages subcontractors for an assignment, these subcontractors are also obliged to respect confidentiality. Conversely, the client also agrees to respect the confidentiality of this agreement and assignment. If desired, parties may enter into a separate confidentiality agreement to define their mutual rights and obligations regarding confidentiality in more detail, which will take precedence.
7. Client Cooperation and Other Implementation Modalities
To ensure correct and timely execution of the assignment(s), Remes expects the client's smooth cooperation and the provision of all reasonably required information, both proactively and upon simple request.
Remes cannot be held liable in any way for error or negligence, nor can the client fail to pay or only partially pay the invoice due to incorrect, incomplete, or late information provided by the client. In such cases, an additional charge may be applied for extra work performed as a result of incorrect or incomplete information. Remes is also always entitled to suspend this agreement/its services in such circumstances.
8. Multiple Contact Persons
If the client has multiple contact persons, Remes is entitled to act on the instructions of any one of them, unless otherwise agreed.
9. Immediate Termination
Remes expressly reserves the right to suspend or dissolve the agreement, without judicial intervention, at any time, without notice of default, without notice period or compensation, if there are reasons preventing cooperation, such as:
- breach by the client of their obligations stated in these general terms and conditions and/or the offer or any other agreement between parties (e.g., non-payment);
- due to bankruptcy, death, incapacity, amicable or judicial dissolution, suspension of payment, provisional administration, collective debt settlement, as well as any other fact indicating the client's insolvency.
The suspension or dissolution based on the foregoing grounds shall be communicated in writing by Remes by means of a registered letter with acknowledgment of receipt.
Following the dissolution, the client shall in any case owe compensation for the activities already performed, calculated at a minimum of 30% of the agreed fee, as well as costs incurred and yet to be incurred (such as for materials already ordered or purchased) arising from obligations Remes had already entered into for the fulfillment of the assignment. The dissolution of the agreement by Remes on the aforementioned grounds will render all invoices from Remes addressed to companies immediately due and payable, even if they have not yet expired.
10. Intellectual Property Rights
No intellectual property rights are transferred to the client. Remes shall retain the copyright and other intellectual property rights to all documents, drawings, sketches, and materials prepared by it, regardless of whether costs were charged to the client for these.
The client accepts that they only acquire a limited right of access, use, and display, in accordance with the originally stated objectives and purposes. The client is not permitted to make changes to the provisional or final designs without Remes' written consent.
However, parties may expressly agree otherwise in writing. Any transfer of rights will only take effect after payment of the invoice by the client.
Nothing may be published or used without Remes' express permission. Before any publication or reproduction takes place, the parties must allow each other the opportunity to check and approve the final proof, revision proof, or the final prototype of the design. Furthermore, Remes can no longer be held liable for errors in designs if the client has given their approval. These granted rights are granted on a non-exclusive basis and are non-transferable. Any work developed by Remes is solely for the use of the client or their clients accepted by Remes. The client is responsible for any unauthorized use by third parties resulting from their actions.
The client shall at all times respect Remes' intellectual property rights and make reasonable efforts to protect those rights. The client shall immediately notify Remes of any infringement by third parties of Remes' intellectual property rights of which they become aware.
If the client provides their own material, the client guarantees that its use does not infringe any intellectual property right and that they will indemnify Remes for this.
Remes reserves the right to use the documents and materials sent to the client and prepared for publicity purposes and general information, as further discussed with the client.
Furthermore, Remes is entitled at any time to sign the design and/or have its name mentioned on the created designs, for example, by including the © symbol with the mention of “Remes” and the year of first publication.
11. Payment and Invoicing
Tenzij anders overeengekomen, zijn de tarieven weergegeven in EURO en excl. btw tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.
In de offerte zullen ook eventuele bijkomende kosten vermeld staan zoals verplaatsingskosten.
Remes behoudt zich het recht voor een voorschot te vragen alvorens tot de uitvoering van de overeenkomst over te gaan.
De facturen van Remes zijn integraal betaalbaar via het rekeningnummer van Remes vermeld op de factuur, zonder korting en dit binnen vijftien (15) dagen na de factuurdatum.
Facturen kunnen enkel schriftelijk worden geprotesteerd bij aangetekend schrijven binnen de vijftien (15) dagen na factuurdatum en met vermelding van de factuurdatum, factuurnummer en gedetailleerde motivering. Indien Remes geen (tijdige) betwisting bereikt binnen voorvermelde periode, wordt de factuur geacht aanvaard te zijn door de opdrachtgever.
In geval een factuur aan meerdere personen is gericht, zijn zij allen hoofdelijk aansprakelijk voor de voldoening van de factuur. Voor elke factuur dat geheel of gedeeltelijk niet is betaald op de vervaldag wordt van rechtswege, zonder ingebrekestelling, een nalatigheidsintrest aangerekend aan de wettelijke interest. Onverminderd het voorgaande behoudt Remes zich het recht voor zonder ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding te vragen van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van honderd vijftig euro (€ 150,00) en dit onverminderd rechterlijke vordering tot vergoeding voor hoger bewezen schade. Bovendien brengt de betalingsachterstand de opeisbaarheid mee van alle andere facturen, zelfs indien deze nog niet vervallen zijn.
Afkortingen worden steeds aanvaard onder alle voorbehoud en zonder enige nadelige erkentenis, en worden eerst toegerekend op de inningskosten, vervolgens op het schadebeding, dan op de vervallen rente en ten slotte op de openstaande hoofdsom.
Zonder betaling is de opdrachtgever niet gerechtigd de gemaakte ontwerpen te gebruiken.
12. Aansprakelijkheid
De verbintenis tot uitvoering van diensten is in hoofde van Remes is een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
Remes kan geenszins aansprakelijk worden gehouden voor de uitvoering van diensten door derde partijen. De opdrachtgever aanvaardt dat Remes geen juridisch advies (o.a. met betrekking tot de GDPR) verleent over bepaalde marketinginspanningen, marketinghandelingen of hun gevolgen, noch over het bestaan van intellectuele rechten zoals merkrechten en/of auteursrechten van derden. De aansprakelijkheid van Remes, contractueel en extracontractueel, is beperkt tot drie (3) keer de projectvergoeding. Beide partijen achten dit een redelijke bepaling.
Remes zal in geen geval verplicht worden tot het vergoeden van schade ingevolge een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte voordelen of besparingen, verlies of vernietiging of beschadiging van de gegevens, noch tot het vergoeden van (andere) onrechtstreekse of gevolgschade zoals maar niet beperkt tot schade aan derden.
De beperking van aansprakelijkheid is niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid een gevolg is van fraude, bedrieglijk opzet of wanneer de vigerende wettelijke bepalingen een dergelijke beperking niet zouden toelaten.
De opdrachtgever zal Remes zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen de vijftien (15) dagen na ontdekking schriftelijk op de hoogte brengen van gebeurtenissen die de aansprakelijkheid van Remes kunnen teweegbrengen.
Onverminderd dwingende wettelijke bepalingen of bepalingen van openbare orde, vervalt elke aanspraak ten aanzien van Remes in elk geval indien de vordering in rechte niet door de onderneming is ingesteld binnen het jaar nadat de omstandigheid die aanleiding geeft of kan geven tot aansprakelijkheid ontdekt wordt, of redelijkerwijs kon ontdekt worden. Indien Remes wordt aangesproken ingevolge een fout of nalatigheid van Remes en een derde en/of de opdrachtgever, zal Remes ten hoogste aangesproken kunnen worden voor de schade die rechtstreeks is veroorzaakt door de fout of nalatigheid van Remes zonder hoofdelijk of in solidum gehouden te zijn met die derde en/of de opdrachtgever.
De opdrachtgever zal Remes vrijwaren tegen vorderingen van derden in verband met of voortvloeiende uit de opdracht ingevolge zijn fout.
13. Overmacht en hardship
Bovendien kunnen er zich situaties van force majeure (overmacht) voordoen.
De volgende situaties zullen in ieder geval (niet-limitatieve opsomming) als een force majeure situatie te beschouwen zijn: elektronische panne, natuurrampen, brand, oorlog, files op de Europese wegen, storingen in het (telecommunicatie-)netwerk of -verbinding of gebruikte communicatiesystemen en servers, stakingen, wanprestatie of overmacht van haar leveranciers, uitsluitingen, arbeidsgeschillen, overheidsmaatregelen in het kader van een epidemie/pandemie, ziekte of ongeval van de aangeduide uitvoerder van de opdracht.
Wanneer de overmachtssituatie langer dan drie (3) maanden duurt, kunnen beide partijen de overeenkomst beëindigen mits het sturen van een aangetekende brief met ontvangstbewijs.
Voor wat betreft de toepassing van hardship verklaart Remes in ieder geval het risico van artikel 5.74, 4° BW niet te hebben genomen.
15. Niet-afwervingsverplichting
De opdrachtgever verbindt zich er zich toe om gedurende de duurtijd van deze overeenkomst en gedurende een periode van zes (6) maanden na de beëindiging ervan, noch rechtstreeks noch onrechtstreeks, voor eigen rekening of voor rekening van derden, op gelijk welke wijze of vorm, een (voormalig) werknemer of (voormalig) onderaannemer van Remes af te (laten) werven, mee samen te werken voor gelijke of gelijkaardige opdrachten of dergelijke personen aan te sporen of er toe te bewegen om aan minder gunstige voorwaarden samen te werken met Remes. Partijen bevestigen uitdrukkelijk dat, in geval zou komen vast te staan dat deze beperking niet is toegestaan door de toepasselijke wetgeving of rechtspraak, deze beperking niet geacht zal worden nietig of ongeldig te zijn, maar dat ze beperkt zal worden tot zover maximaal toegelaten.
16. Slotbepalingen
Opdrachtgever kan de overeenkomst, noch een deel ervan overdragen aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Remes. Remes is ten alle tijde gerechtigd om deze overeenkomst, of de daaruit voortvloeiende rechten of verplichtingen geheel of gedeeltelijk over te dragen aan een met haar verbonden vennootschap zonder uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.
De eventuele nietigheid van een of meerdere van de bepalingen van deze algemene voorwaarden (of delen ervan) doet geen afbreuk aan de toepasselijkheid van alle andere van toepassing zijnde clausules. In geval van nietigheid van een of meerdere bepalingen, zullen de opdrachtgever en Remes, in de mate van het mogelijke volgens hun overtuiging, onderhandelen om de nietige bepaling(en) te vervangen door (een) equivalente bepaling(en) die beantwoord(t)(en) aan de algemene geest van deze algemene voorwaarden.
Een partij kan niet geacht worden afstand te hebben gedaan van een recht of aanspraak uit deze overeenkomst of betreffende een wanprestatie van de andere partij, tenzij deze afstand uitdrukkelijk wordt gedaan en schriftelijk wordt meegedeeld. Het Belgische recht is van toepassing op de overeenkomst tussen Remes en de opdrachtgever.
Alle geschillen tussen Remes en de opdrachtgever behoren tot de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbank van het arrondissement waar Remes haar maatschappelijke zetel heeft.
Bijlage A: Remes Verwerkersvoorwaarden
Voorafgaandelijke uiteenzetting:
(a) Wanneer Remes ‘Persoonsgegevens’ – zijnde alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de ‘betrokkene’) – dient te verwerken namens de klant, zullen Remes en de klant de bepalingen van deze Bijlage, die voorrang heeft op de Remes algemene voorwaarden in geval van conflicten tussen de bepalingen, naleven. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
(b) De partijen wensen hiermee een verwerkersovereenkomst af te sluiten in overeenstemming met de vereisten van de regelgeving aangaande de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ of ‘AVG’) en de Belgische wetten die deze verder implementeren en aanvullen. In het algemeen dienen begrippen gebruikt in deze verwerkersvoorwaarden begrepen te worden zoals bedoeld in voormelde wetgeving;
(c) De klant is aldus een verwerkingsverantwoordelijke/verwerker van de Persoonsgegevens en Remes een verwerker van de Persoonsgegevens.
Partijen komen het volgende overeen:
1. Toepassingsgebied
1.1 Remes zal de in Annex A vermelde Persoonsgegevens verwerken in het kader van de uitvoering van haar activiteiten.
1.2 De klant zal verantwoordelijk zijn voor de bepaling van het doel en de middelen van de verwerking van de Persoonsgegevens wanneer deze verwerkingsverantwoordelijke is. Het doel van de verwerking van de Persoonsgegevens is in de eerste plaats de diensten van de hoofdovereenkomst uitvoeren (het ‘Doel’), zoals nader beschreven in Annex A.
1.3 De Persoonsgegevens die Remes namens de klant zal verwerken, zullen de eigendom blijven van de klant, derde partijen en/of de desbetreffende betrokkenen.
2. Algemene verplichtingen
2.1 Remes verbindt er zich toe:
(i) de Persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig de schriftelijke instructies van de klant tenzij een op Remes van toepassing zijnde wettelijke bepaling haar tot verwerking verplicht; in dat geval stelt Remes klant voorafgaandelijk aan de verwerking in kennis van dat wettelijke voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Remes zal de klant verwittigen wanneer zij van mening is dat een bepaalde instructie niet in overeenstemming is met de toepasselijke regelgeving;
(ii) de Persoonsgegevens enkel te verwerken namens de klant, in het kader van het afgesproken Doel en geenszins voor andere doeleinden;
(iii) de Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met alle wettelijke bepalingen en regulering aangaande de bescherming van Persoonsgegevens, in ieder geval de AVG;
(iv) de Persoonsgegevens enkel over te dragen naar derde landen of een internationale organisatie wanneer zij in de gepaste maatregelen heeft voorzien en op voorwaarde dat voor de betrokkenen effectieve en afdwingbare rechten en effectieve mogelijkheden om administratief beroep of beroep in rechte in te stellen voorhanden zijn;
(v) het algemene vertrouwelijk karakter van de Persoonsgegevens te respecteren en de toegang tot de Persoonsgegevens te beperken tot haar medewerkers en business partners voor zover zij deze nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden en zij tevens tot een geheimhoudingsverplichting gebonden zijn. 2.2 Ook de klant verbindt er zich toe de Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met alle wettelijke voorschriften en regulering, in ieder geval de AVG.
3. Subverwerkers
3.1 Remes is gerechtigd een beroep te doen op subverwerkers. Klant kan bezwaar maken tegen de verwerking door de door Remes gemelde subverwerkers. Remes zal ervoor zorgen dat haar subverwerkers enkel Persoonsgegevens verwerken nadat zij een schriftelijke verwerkersovereenkomst heeft afgesloten met haar subverwerker, overeenkomstig de bepalingen van de verwerkersvoorwaarden.
3.2 Wanneer een subverwerker diens wettelijke verplichtingen niet nakomt, zal Remes volledig aansprakelijk blijven voor haar subverwerker’s verplichtingen.
4. Bijstand en verzoeken van betrokkenen
4.1 Remes zal, rekening houdende met de aard van de verwerking en de informatie die zij heeft, de klant bijstaan in het naleven van de verplichtingen vermeld in de artikelen 32 tot 36 van de AVG, zijnde aangaande de beveiligingsmaatregelen, melding aan de autoriteiten, kennisgeving aan betrokkenen, voorbereiding van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaandelijke raadpleging bij autoriteiten enz.
4.2 Rekening houdende met de aard van de verwerking, zal Remes de klant bijstaan in het vervullen van diens wettelijke verplichtingen zoals deze vermeld in hoofdstuk III van de AVG, zijnde het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen die hun rechten wensen uit te oefenen, zoals maar niet beperkt het vragen van toegang tot hun Persoonsgegevens, rectificatie van Persoonsgegevens, wissing van Persoonsgegevens, beperking van de verwerking van Persoonsgegevens, overdraagbaarheid van gegevens en het recht om bezwaar aan te tekenen tegen geautomatiseerde individuele besluitvorming, met inbegrip van profiling en dit binnen een gepaste termijn en op kosten van klant.
5. Beveiliging Remes zal alle passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig (de ‘Maatregelen’). Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, zullen de passende Maatregelen genomen worden om een op het risico afgestemd beveiligingsrisico te waarborgen, tevens rekening houdende met de aard van de Persoonsgegevens en de risico’s die met de verwerking gepaard kunnen gaan. 6. Datalekken 6.1 Remes zal de klant binnen de 48u informeren over een beveiligingsincident of een datalek dat (mogelijks) ongeoorloofde toegang, verlies of ongeoorloofde verwerking van Persoonsgegevens teweeg heeft gebracht (het ‘Datalek’).
6.2 De melding aan de klant zal in ieder geval het volgende bevatten: (i) de aard en de omvang van het Datalek (en de relevante Persoonsgegevens) en; (ii) de maatregelen die Remes genomen heeft en de maatregelen die nog genomen moeten worden om het Datalek en de negatieve gevolgen van het Datalek te stoppen en om toekomstige Datalekken te voorkomen. Bovendien zal Remes de klant ook alle andere gepaste en relevante informatie omtrent het Datalek bezorgen.
6.3 In geval van een Datalek zal Remes alle medewerking verlenen om de relevante informatie te bezorgen aan de autoriteit en de betrokkenen.
7. Audit
7.1 Remes zal audits en inspecties door de klant, inspecteurs van de klant, autoriteiten, toelaten indien de klant hierom zou verzoeken en voor zover dit relevant zou zijn om Remes’s naleving van deze Bijlage en de toepasselijke wetgeving aangaande de bescherming van persoonsgegevens te controleren. De kosten van deze inspecteurs zal door de klant gedragen worden. De klant zal het verzoek minstens 7 werkdagen op voorhand aan Remes kennisgeven.
7.2 Wanneer de klant inspecties in de gebouwen van Remes zou willen (laten) uitvoeren, zal Remes alle nodige medewerking verlenen, inclusief de toegang tot de gebouwen verschaffen en de gevraagde documentatie en informatie overmaken en dit tijdens de gebruikelijke kantooruren van 9u tot 17u, maandag tot en met vrijdag.
8. Aansprakelijkheid
Remes is slechts aansprakelijk voor de schade die door verwerking is veroorzaakt wanneer bij de verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de toepasselijke wetgeving aangaande de bescherming van Persoonsgegevens of buiten dan wel in strijd met de rechtmatige instructies van de klant is gehandeld. Tenzij de wet of de toepasselijke rechtspraak dit niet zou toelaten of in geval van opzet of fraude, zal de aansprakelijkheid van Remes in het kader van deze Bijlage steeds beperkt zijn tot 50.000 euro. Wanneer de subverwerker van Remes zijn verplichtingen niet nakomt, blijft Remes ten aanzien van klant volledig aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van die andere verwerker, evenwel enkel binnen de aansprakelijkheidsbeperking van de voormelde paragraaf.
9. Beëindiging
Wanneer de hoofdovereenkomst wordt beëindigd, gelijk op welke grond of op gelijk welke wijze, zal Remes onmiddellijk op eigen kosten en initiatief alle Persoonsgegevens van klant verwijderen of terugbezorgen. Indien de klant Remes niet bericht binnen de maand na beëindiging, is Remes gerechtigd om de Persoonsgegevens te verwijderen – tenzij zij deze dient te bewaren overeenkomstig de toepasselijke wetgeving of ter bescherming van haar belangen in geval van een geschil.
Annex A:
· Te verwerken Persoonsgegevens:
· Generieke gegevens: voornaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, werkgever/organisatie waaraan verbonden, functie
· Financiële gegevens: rekeningnummer, naam kaarthouder
· Gedragsgegevens: Browsing activiteiten, aankoopgeschiedenis, interacties met marketingmaterialen.
· Gevoelige gegevens: Niet van toepassing tenzij specifiek vereist door de dienstverlening en met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
· Categorieën van betrokkenen: Klanten, potentiële klanten, zakelijke partners, leveranciers
· De gegevens worden niet langer bijgehouden dan noodzakelijk.
De persoonsgegevens worden niet langer bijgehouden dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zoals wettelijk vereist. Specifieke bewaartermijnen zijn als volgt:
Klantgegevens: 5 jaar na de laatste interactie.
Financiële gegevens: 7 jaar conform boekhoudkundige en belastingtechnische verplichtingen.
· Doel: Uitvoering van de activiteiten volgend uit de hoofdovereenkomst met name ontwerp en ontwikkeling van branding strategieën, creatie van marketingmateriaal, levering van digitale content, webdesign en -ontwikkeling, en klantenservice.
· Verwerkingsactiviteiten: o.a. verzamelen, ordenen, vastleggen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verzenden, ter beschikking stellen, combineren, afschermen, wissen en meer bepaald:
· Analyseren van klantgedrag en voorkeuren voor gerichte marketingcampagnes.
· Het personaliseren van gebruikerservaringen op websites en in apps.
· Het bijhouden van klantinteracties om de klantenservice te verbeteren.
· Verwerken van klantfeedback en enquêtegegevens om producten en diensten te verbeteren.
· Het opstellen van interne rapporten en prestatieanalyses om bedrijfsstrategieën te informeren.
· Het beheren van toestemmingsinstellingen en voorkeuren van klanten betreffende het gebruik van hun persoonsgegevens.
Het uitvoeren van compliance en audit controles.
· Technische en organisatorische maatregelen: Remes zal de passende technische en organisatorische maatregelen nemen zoals:
· Tools uitloggen bij niet gebruik
· Antivirus
· Wachtwoordbeheersysteem bij gebruik eigen tools
· Documenten met persoonsgegevens worden versnipperd